Méthode des 5 pourquoi : comment et quand les utiliser

La méthode des «5 pourquoi» est une technique d'analyse utilisée pour comprendre les causes profondes d'un problème. Elle a été initialement développée par Taiichi Ohno, l'ingénieur en chef du système de production Toyota.

 Le concept est simple : lorsqu'un problème survient, vous posez la question "pourquoi?" cinq fois. Chaque réponse à un "pourquoi" forme la base de la question suivante. Cela vous permet d'aller au-delà des symptômes d'un problème et d'atteindre sa cause profonde.

Comment appliquer la méthode des «5 pourquoi»

Principales étapes

Pour appliquer correctement la méthode des «5 pourquoi», voici les principales étapes à suivre :

1. Définir le problème : Commencez par une description claire et spécifique du problème. Il peut être utile de rassembler autant d'informations que possible sur le problème, y compris quand et où il se produit et qui est impliqué.
2. Rassembler une équipe appropriée : Réunissez une équipe qui comprend le problème et le système ou le processus en question. Assurez-vous d'inclure des personnes avec des perspectives différentes pour obtenir une vue complète du problème.
3. Poser le premier "pourquoi" : Demandez "pourquoi" le problème se produit. Assurez-vous que la réponse est basée sur des faits et des preuves et non sur des suppositions ou des opinions.
4. Continuer à poser "pourquoi" : Pour chaque réponse, posez à nouveau la question "pourquoi". Continuez ce processus jusqu'à ce que vous atteignez une cause qui, si elle était corrigée, pourrait prévenir le problème.
5. Identifier la cause racine : La cause racine est généralement celle qui, si elle était adressée, pourrait empêcher le problème de se reproduire. Si vous n'êtes pas sûr de la cause racine, vous pouvez avoir besoin de faire plus de recherche ou d'utiliser d'autres outils d'analyse de problèmes.
6. Développer et mettre en œuvre des actions correctives : Une fois que vous avez identifié la cause racine, vous pouvez développer des actions correctives pour résoudre le problème. Assurez-vous de mettre en place des mesures pour suivre l'efficacité de ces actions.

Comment savoir si vous avez atteint la fin des 5 pourquoi ?

La méthode des «5 pourquoi» est une pratique générale et le nombre "5" n'est pas strict. Vous pouvez arriver à la cause racine en moins de cinq questions ou avoir besoin de plus de cinq questions. L'idée est de continuer à demander "pourquoi" jusqu'à ce que vous atteigniez une cause qui, si elle était corrigée, pourrait prévenir le problème.

Voici quelques critères qui peuvent indiquer que vous êtes arrivé à une cause racine :

1. La cause identifiée est quelque chose que vous pouvez contrôler ou influencer. Si la cause est hors de votre contrôle, il est probable que ce n'est pas la cause racine.
2. La cause identifiée, si elle est corrigée, pourrait empêcher le problème de se reproduire. Si la correction de la cause n'empêche pas le problème de se reproduire, ce n'est probablement pas la cause racine.
3. La cause identifiée est spécifique et ne fait pas référence à des problèmes généraux ou vagues.
4. La cause a une origine humaine. Une cause contrôlable ou influençable, l’est car il y a des personnes derrière. Ces personnes peuvent améliorer un processus, un outil, un contrôle, voire une stratégie.
5. Vous ne pouvez pas poser d'autres questions "pourquoi" qui auraient un sens ou qui fourniraient des informations supplémentaires pertinentes.

Il est important de noter que même après avoir identifié une cause racine potentielle, il peut être nécessaire de vérifier si la correction de cette cause empêche vraiment le problème de se reproduire. Dans certains cas, il peut y avoir plusieurs causes racines qui doivent toutes être adressées pour résoudre complètement le problème.

Exemples de la méthode des 5 pourquoi

D'accord, voici quelques exemples de la méthode des 5 pourquoi appliquée à des problèmes dans le domaine de la production et des ventes.

Exemple dans le domaine de la production

Problème : La ligne de production d'une usine s'est arrêtée.

1. Pourquoi ? La machine B a cessé de fonctionner.
2. Pourquoi ? La machine B a surchauffé.
3. Pourquoi ? La machine n'a pas été correctement lubrifiée.
4. Pourquoi ? Le calendrier de maintenance n'a pas été respecté.
5. Pourquoi ? Les opérateurs n'ont pas été formés à l'importance de suivre le calendrier de maintenance.

 

Solution potentielle : Fournir une formation appropriée à l'équipe d'opérateurs et mettre en place un système de rappel pour les tâches de maintenance.

 

Exemple dans le domaine des ventes

Problème : Les ventes d'un produit spécifique ont diminué au cours du dernier trimestre.

 

1. Pourquoi ? Il y a eu une baisse de trafic sur la page du produit sur notre site web.
2. Pourquoi ? Les publicités en ligne pour le produit ont obtenu moins de clics.
3. Pourquoi ? Le taux de conversion des publicités a diminué.
4. Pourquoi ? Le contenu des publicités n'est plus aussi engageant qu'avant.
5. Pourquoi ? Les images et les messages de la publicité n'ont pas été mis à jour depuis longtemps et ne reflètent plus les préférences actuelles des consommateurs.

 

Solution potentielle : Mettre à jour les images et les messages de la publicité pour correspondre aux tendances actuelles et aux préférences des consommateurs, et surveiller régulièrement les performances des publicités.

Dans quels cas utiliser les 5 pourquoi, et quelles sont ses limites

La méthode des 5 pourquoi s'applique généralement bien aux problèmes qui semblent dériver d'une cause singulière et linéaire. C'est-à-dire, lorsque vous avez un problème clairement défini qui peut être décomposé en une séquence de causes et d'effets. Elle est particulièrement utile pour les problèmes techniques ou mécaniques, mais peut aussi être utilisée dans d'autres contextes, comme les processus opérationnels ou la gestion de projet.

Voici quelques situations où cette méthode peut être limitée :

1. Problèmes complexes ou systémiques : Pour les problèmes qui ont de multiples causes ou qui sont le résultat d'interactions complexes entre différentes parties d'un système, la méthode des «5 pourquoi» peut ne pas être suffisante. Elle tend à simplifier les problèmes en supposant une seule cause linéaire, ce qui n'est pas toujours le cas.
2. Absence de connaissances préalables : La méthode des «5 pourquoi» dépend de la connaissance du problème par l'enquêteur. Si l'enquêteur ne comprend pas bien le système ou le processus, il peut ne pas être en mesure de poser les bonnes questions ou d'identifier correctement la cause racine.
3. Faiblesse dans la prise en compte des problèmes humains ou organisationnels : La méthode des «5 pourquoi» est parfois critiquée pour sa tendance à se concentrer sur les problèmes techniques et à négliger les problèmes humains ou organisationnels.

Cependant, elle peut être utilisée dans ces situations si elle est complémentaire d'autres méthodes adaptées à ces cas. Par exemple:

• au cours d'un processus d'analyse des causes racines comme le diagramme d'Ishikawa. Alors, la technique des 5 pourquoi peut être utilisée pour approndir une cause.
• en phase "Define" du DMAIC pour commencer à identifier les causes potentielles du problème

Facteurs clés de succès pour appliquer la méthode des «5 pourquoi»  

Voici quelques facteurs clés de succès pour appliquer la méthode des «5 pourquoi» :

• Engagement de l'équipe : L'engagement de l'équipe est crucial pour le succès de la méthode des «5 pourquoi». L'équipe doit être disposée à participer activement à la discussion et à partager ses connaissances et ses perspectives.
• Objectivité et focalisation sur les faits : Il est important de rester objectif et de se concentrer sur les faits lors de l'application de la méthode des «5 pourquoi». Évitez les suppositions et les opinions non fondées.
• Suivi et vérification : Une fois que vous avez identifié la cause racine et mis en œuvre des actions correctives, il est important de suivre et de vérifier l'efficacité de ces actions. Si le problème se reproduit, vous devrez peut-être revoir votre analyse ou envisager d'autres causes possibles.
• Patience et persévérance : La méthode des «5 pourquoi» nécessite de la patience et de la persévérance. Il peut être nécessaire de poser plus de cinq fois "pourquoi" ou de revenir en arrière et de reposer des questions pour obtenir une compréhension claire de la cause racine.
• Reconnaître qu’il faut une autre méthode : La méthode des «5 pourquoi» est un outil simple et efficace, mais elle n'est pas toujours la meilleure approche pour tous les problèmes. Il est essentiel de comprendre ses limites et de savoir quand il faut recourir à des outils d'analyse plus sophistiqués ou complémentaires.

Conclusion

La méthode des «5 pourquoi» est un outil simple mais utile pour l'identification des causes racines des problèmes. Cependant, sa simplicité peut être limitée face à des problèmes plus complexes nécessitant des outils d'analyse supplémentaires. Dans ces cas, elle peut alors être utilisée au sein des méthodes plus adaptées à ces problèmes, comme le DMAIC, le 8D ou des diagnostics organisationnels.